Piše: Božidar Gverić

Sve djelatnosti koje prerađuju određene sirovine u krajnji gotovi proizvod redovno se susreću sa pitanjem kako najbolje iskoristiti materijal koji je na raspolaganju.

Na tom putu nailazimo na razna ograničenja. Prije svega, bilo bi lijepo kad bismo uvijek imali jedan jasno odvojen i uređen prostor upravo za odlaganje materijala, ali to i nije baš uvijek slučaj. U praksi to obično izgleda tako što se često po firmama sam pojam skladišta poistovjećuje sa nekakvom stalažom na kojoj ćemo možda naći nešto što nam treba. Taj i takav magacin obično nastaje tako što smo negdje imali malo prostora pa smo tu stavili stalažu, onda nam se negdje drugo otvorilo još malo prostora pa smo stavili još jednu stalažu i tako dalje.

Gotov proizvod jeste konačan cilj proizvodnje, ali tokom tog procese redovno nastaju ostaci materijala kao nusproizvod koji prate svaku proizvodnju. Cilj nam, naravno, da ovih ostataka bude što manje, ali to je teško postići. Svi mi se prema ostacima u većini slučajeva odnosimo kao prema materijalu niže vrijednosti. Oni će prvo završiti u nekom uglu dok nam taj ugao ne zafali, pa ćemo ih onda prebaciti u neki drugi ugao, dok na kraju ne odlučimo da ih bacimo ili prodamo kao sekundarne sirovine. Nekada ovi ostaci zaista i jesu nižeg reda vrijednosti, ali ne nužno. Sa vremenom se u ovakvim hrpama zarobi poprilično velika svota novca.

Kad je riječ o upravljanju ostacima, menadžeri po prirodi stvari gledaju šta mi se više isplati i pri tome redovno imaju dilemu kao iz narodne priče “Tamni vilajet”. Prosto, kajaće se šta god da izaberu. “Da li da pošaljem čovjeka iz onog tamo ugla da pronađe četiri odgovarajuća ostatka kako bi iz njih mogao proizvesti 100 jedinica proizvoda? Istina, on će pri tome potrošiti pola sata samo na traženje, pa onda i dodatno vrijeme na pripremu radnog mjesta za različite veličine ostataka, ali bar će se smanjiti taj lager ostataka. Ili da mu ipak kažem da uzme prvi cijeli materijal i odradi posao, da ne gubi puno vremena na traženje? Tako će uštedjeti vrijeme, ali opet na kraju će se napraviti neki novi ostatak koji će završiti na istoj hrpi koja vječito nešto čeka i onda opet nismo ništa napravili.”

Zaposleni gledaju prije svega šta mogu prije završiti. “Rekli su mi da ovo odradim, a pošto mi nisu nikakve dodatne smjernice dali uradiću kako mogu i kako znam. Kada vidim onu tamo kamaru ostataka ne prilazi mi joj se. Lakše i brže će biti da uzmem ovaj ovamo cijeli materijal pa iz njega napravim koliko treba komada. Naravno, napraviću još koji ostatak koji će ići na tu istu kamaru, ali je brže. Imam još posla koji treba odraditi i nemam kad ganjati ostatke po hali, a čeka mi i kamion na utovaru.”

Da li naš prioritet da na vrijeme kupcima isporučujemo robu dolazi nauštrb uvođenja procedura u proizvodnju?

Tu su, naravno, i tehnološka ograničenja radnih mjesta. Nije moguće svaku operaciju izvesti na svakoj mašini tako ni potrošnja materijala nije nužno uvijek ista.

Ovdje sam naveo samo neke od stvari koje utiču na veličinu lagera i racionalno trošenje materijala i vidimo da je tu dosta pitanja na koja treba dati odgovor. Organizacija proizvodnje je kompleksna stvar, jer je proizvodnja živi ogranizam, firma raste, uslovi se mijenjaju i nije lako uvijek imati rješenje za sve probleme. Nije uvijek ni moguće dati pravi odgovor u prvom trenutku, ali za početak je bitno da postavimo bar prava pitanja.

Znamo li koliko čega imamo na stanju i gdje se te količine nalaze? Ko sve ima mogućnost da uzima materijal za potrebe proizvodnje?

Da li naš prioritet da na vrijeme kupcima isporučujemo robu dolazi nauštrb uvođenja procedura u proizvodnju? Da li za svaki radni nalog ili narudžbu namjenski kupujemo materijal pa onda, ako nam šta pretekne, stavimo “tamo negdje”? I najbitnije pitanje: Imamo li ikakve propisane procedure za upravljanje magacinom i da li su svi zaposleni upoznati s njima?

Odgovori na ova pitanja pomoći će vam da mapirate situaciju, a s njom i moguća rješenja prilagođena vašoj proizvodnji. Od načina na koji uvodite procedure u firmu zavisi to kako će ih vaši zaposleni prihvatiti. A od toga kako ih radnici prihvate zavisiće i cjelokupan uspjeh tih procedura. Možda će pravo rješenje za vas biti da izdvojite samo jednu osobu koja će tokom radnog vremena biti anžagovana samo na poslovima vezanim na magacin. Možda ipak neće biti potrebno da neko bude cijeli dan vezan samo za magacin, ali će ta osoba jedan dio vremena posvetiti magacinskim evidencijama, a moguće je i da razvijete sistem u kojem će više ljudi, pa i cijela firmati imati pristup magacinu, ali tako da se šta je ko kada uzeo.

Razgovarajte i sa radnicima, jer je veoma lako moguće da oni vide neke sitnice koje mogu da poprave proces koje vama jednostavno nisu vidljive jer niste na njihovom mjestu. Dajte im do znanja da su evidencije tu da čuvaju njihova leđa u slučaju potencijalnih problema i da ni u kom slučaju ne predstavljaju trošenje vremena, te da će im svaki sekund iskorišten za evidentiranje vremena, materijala ili nečeg drugog jednako biti plaćen kao i rad na mašini. S vremenom ćete doći i do pravog odgovora koji bi bio po mjeri vaše firme, a to će se neminovno odraziti i na kvalitetnije upravljanje resursima koji su vam na raspolaganju.

Svaka procedura po bilo kojem od ovih pitanja je i više nego dobrodošla kako bi se moglo od nečega krenuti. Pet minuta utrošenih danas na evidenciju ostataka je pet minuta manje sutra prilikom traženja tih istih ostataka. Jasan uvid u stanje znači i manje gomilanje materijala u budućnosti. Možda možete razmisliti i o konceptu proizvodnje “tačno na vrijeme” ili “just in time” i vidjeti da li on odgovara onome što vi radite.

Naš softver vam može biti od pomoću u ovim nastojanjima. Razvijali smo ga dugo i razvijamo ga i dan-danas u saradnji sa brojnim privrednicima koji nam govore o svojim problemima i traže rješenje za njih. Ali tokom ovih godina rada na njemu naučili smo, uglavnom na teži način, da nema tog softvera koji može biti od pomoći ako u firmi ne postoji bar neki minimum procedura vezan za proizvodne procese kao i volja da se te procedure implementiraju. Znamo da to nije lagan proces i da često podrazumijeva brojne slijepe ulice i propale pokušaje. Ali ni osnivanje i uspješno vođenje jedne proizvodne firme isto tako nije lak zadatak pa ipak ste u tome uspjeli i uspijevate i dalje. I zato nema razloga da sumnjate u uspjeh ovih nastojanja jer ste najteži dio posla već uradili. Ostaje vam da uložite dodatni trud u uvođenje reda koji će i vama i vašim radnicima umnogome olakšati život i rad.