Piše: Boris Maksimović

Otkako smo krenuli da popularišemo i promovišemo Firm Kontrol, danas Pogon, naš internet softver za praćenje proizvodnje, susreli smo se sa cijelim nizom problema od kojih smo neke uspješno, a neke manje uspješno riješili. Neke smo očekivali, ali ovaj svakako ne. Mislili smo da će nam problem biti kako da privolimo nezainteresovane ili srednje zainteresovane ljude da ga probaju. Ali pojavio se taj problem da nekako one privrednike koji su nakon naše prezentacije iskazali želju za korištenjem sistema „natjeramo“ da ga probaju.

Naša pretpostavka bila je da ćemo, primjera radi, prezentovati softver u 100 firmi. Njih 50 će reći da im to ne treba, 30 će biti srednje zainteresovano, a 20 će biti zainteresovano i oni će početi da koriste softver. Situacija je zapravo radikalno drugačija. Većina ljudi kojima smo prezentovali softver bila je i više nego zadovoljna time što smo napravili. Realno gledano, u sve ovo uloženo je mnogo vremena, sasušali smo dosta privrednika dok smo gradili arhitekturu sistema, a postojeći korisnici redovno iznose nove prijedloge kako da ga poboljšamo i zaista nije iznenađenje što se Pogon ljudima sviđa. Problem je što to nije dovoljno da bi neki od njih počeli da koriste sistem svakodnevno. Uvođenje softvera (ili bilo koje nove procedure) predstavlja mijenjanje načina na koji firma funkcioniše. To je, prije svega, mijenjanje navika ljudi unutar firme. A navike, znamo to svi, prilično se teško mijenjaju. Neke potencijalne klijente smo izgubili jer oni nisu mogli da motivišu zaposlene da neke procedure i evidencije u jednom trenutku počnu da vode preko našeg softvera.

Morali smo zbog toga da nađemo neki mehanizam kako da ljudima olakšamo početak korištenja našeg sistema.

Prije svega, vrijedi napomenuti da mi od samog početka ne naplaćujemo prvi mjesec dana korištenja softvera. Pored toga, ukoliko klijent to želi, mi dolazimo i vršimo obuku zaposlenih. Ali nekada to nije dovoljno jer ljudi imaju previše posla, neke stvari zaborave i ne mogu ih se u trenutku sjetiti, a nama je teško da izađemo na teren ukoliko je firma negdje dalje. Za takve situacije dostupni smo na telefon, a po potrebi se povezujemo na Skype ili TeamViewer. Ali pored svega toga, da bismo olakšali i sebi i našim klijentima odlučili smo da napravimo YouTube kanal s uputstvima kako se koriste određene komponente sistema. Primjera radi, neko novi kada se registruje tu može da ode i pogleda video-uputstvo o tome kako treba podesiti profil svoje firme. Neko će željeti da zna kako treba definisati proizvode unutar sistema, a nekome će trebati pomoć kako treba voditi magacin sirovih materijala.

Pored toga, s vremenom smo shvatili da je ljudima problem unošenje velike količine informacija u sistem. Recimo, neko ima veliku količinu klijenata koje treba unijeti u sistem. Kod nekoga je to velika količina alata, a kod nekoga se radi o velikom broju različitih sirovinskih materijala. Kako naši klijenti ne bi gubili vrijeme na sve ovo mi smo odlučili da im pomognemo tako što ćemo importovati sve te podatke u bazu. Preduslov za ovo je da imamo uredno složene podatke u tabelama. Primjera radi, ako već imate spisak klijenata negdje u Ekselu s mejlovima i brojevima telefona mi možemo sav taj spisak da unesemo u vašu bazu da vi ne biste morali unositi jednog po jednog. Isto to važi i za neke od ostalih elemenata sistema kao što je, na primjer, spisak proizvoda i usluga ili spisak alata.

Ali ono što je najbitnije i što se uvijek trudimo da prenesemo našim novim klijentima jeste to da počnu postepeno s korištenjem određenih stavki. Neki žele odmah da počnu preko našeg softvera i da prate stanje u magacinima, i da daju ponude, i da fakturišu, i da prate radne naloge. To predstavlja toliko radikalno mijenjanje postojećih navika i stvaranje novih da jednostavno nema šanse da se takvo nešto desi. Zbog toga naš je savjet da se prvo krene sa jednom manjom komponentom. Na primjer, ako u firmi dajete mnogo ponuda i želite da imate bolju evidenciju o tome koliko ste ih poslali, koliko ih je uspješno prošlo onda počnite samo s tim. Nakon što za proces davanja i odobravanja ponuda počnete da koristite Pogon onda će kao sljedeći logičan korak doći praćenje radnih naloga. Ali nemojte odmah da počnete sa svim radnim nalozima, već uzmite jedan i na njemu testirajte kako ide, koji su problemi, koje prednosti, kako koji radnik reaguje, koliko vam treba za unošenje podataka itd. Nakon što analizirate iskustva sa tog radnog naloga onda ćete znati kako da postupite na sljedećem. Sve ovo je proces koji traje i zbog toga mi odobravamo mjesec dana besplatnog korištenja i stojimo na usluzi kako bi ovaj period prošao što bezbolnije. Ali i nakon što prođe mjesec dana vi nećete morati da „kupite sistem“, već plaćate mjesečnu naknadu za korištenje na osnovu broja ljudi unutar vaše firme koji su registrovani na sistem. Na primjer, ako imate 10 ili manje osoba vi ćete mjesečno plaćati 50 KM. Ako imate 35 ljudi unutar firme registrovanih na sistem (administracija, radnici, uprava…) vi plaćate mjesečni iznos od 112,5 KM. Dakle, finansijske investicije zaista nisu velike, ali ono što je ključno jeste da uložite vrijeme u uvođenje novih procedura jer se nove navike ne stvaraju preko noći.

Ovaj sistem rada će vam omogućiti da već tokom prva prva dva-tri mjeseca bez velikih lomova i prekida postojećih procedura analizirate stanje u svojoj proizvodnji i stvorite solidnu bazu za naredni period tokom kojeg ćete moći sve aspekte proizvodnje da pratite preko jednog sistema koji će vam biti dostupan u svakom trenutku gdje god se nalazili. A to nije mala stvar.

Pogon je softver za praćenje proizvodnje i možete ga besplatno probati na adresi pogonerp.com Za sve informacije javite nam se na info@firmkontrol.com.